Siła Briefingu oraz Analizy Własnego Biznesu

Posłuchaj na Spotify

Wprowadzenie

Ile razy dokonywałeś lub dokonywałaś analizy własnego biznesu? Kiedy ostatnio robiłeś “sprawdzam” dla swoich dotychczasowych strategii i przekonań? Jak długa jest Twoja lista z rozpisanymi problemami Twoich klientów?

Biznes to maraton, w którym wygrywa ten, który ma najlepszą kondycję i potrafi najlepiej rozłożyć siły w trakcie całego biegu. Ale to również sztuka weryfikacji własnych przekonań, nawyków oraz stworzonych strategii. Prawdziwy przedsiębiorca jest w stanie wykazać się pokorą i stwierdzić: popełniłem błąd, tego mi brakuje, tego nie wiem ale się dowiem, podjąłem złą decyzję. Pokorą również należy się wykazać gdy przyjdzie nam do weryfikacji naszej skuteczności na rynku. 

Powiedzenie: “Ciężko oczekiwać innych efektów, robiąc ciągle to samo” pasuje tutaj idealnie. Spotykając się z przedsiębiorcami widzę w wielu przypadkach, że otworzyli firmę wiele lat temu i na samym początku stworzyli:

- biznesplan
- analizę rynku oraz konkurencji 
- analizę SWOT
- plan działań 

Natomiast w dynamicznym świecie biznesu wiele z tych ustaleń przeminęło równie szybko co sezon skoków narciarskich przy słabych wynikach naszych skoczków. Problem staje się poważniejszy w momencie gdy widzimy, że:

- prześciga nas konkurencja 
- widzimy, że ma lepszy marketing, proces sprzedaży, wygląda jakoś tak lepiej niż my 
- przychodzą do niej więksi klienci 
- sprzedają produkty bądź usługi drożej niż my 
- ciągle rekrutują 

W dodatku gdy firma działa na granicy rentowności, generuje minimalny zysk bądź doszła do granicy tzw. szklanego sufitu i nie jest w stanie więcej zarobić to naprawdę ciężko będzie zmienić ten stan przy analizach i danych z poprzedniej dekady bądź pięciolecia. 

Oczywiście często słyszę od właścicieli firm, że nie ma na to czasu. Aby spokojnie usiąść i przeanalizować swoją sytuację. Jest ciągła pogoń za klientami, terminami, priorytetami i zaległymi zadaniami. Nie wspominając o pożarach, petycjami o podwyżkę czy zwolnieniami lekarskimi.

Jakie zatem przyjęliśmy podejście w takiej sytuacji? 

Ponieważ sam też jestem przedsiębiorcą, prowadzącym biznes wraz z zespołem około 30 osób to również spotkałem na swojej drodze podobne wyzwania. Bez dwóch zdania rola i odpowiedzialność przedsiębiorcy jest ogromna. Zatem potrzebuje on wsparcia i aktualizacji danych, które pomogą mu lepiej panować nad swoim biznesem. W to miejsce bardzo dobrze pasuje słowo: Brief/Analiza bądź Inwentaryzacja. 

W słowniku synonimów znajdziemy ponad 10 słów, które dobrze oddają cel tegoż zadania: badanie, przegląd, obserwacja, rozbiór, rozkład, rozważanie, roztrząsanie, dociekanie, penetracja, eksploracja, wiwisekcja, anatomia, pomiary, remanent.

Każdy powinien znaleźć sobie coś dla siebie. Coś co lepiej będzie oddawać dla niego znaczenie w jego biznesie. 

Natomiast nie chodzi o to aby zatrzymywać się na cały dzień i nagle zajmować się tylko analizą i briefingiem własnego biznesu. Oczywiście jeżeli ktoś ma czas wolny, wolny Wielki Piątek i nie musi w tym czasie myć okien bądź kroić warzywa na jarzynową to możemy również wypełnić wolny okres właśnie dokonaniem takiej szerokiej analizy. 

Ale również nie ma nic złego w tym aby taki przegląd rozpisać na cały tydzień, po 2h dziennie. Wtedy przez 5 dni pracujących, łącznie przez 10h uda się wypracować wiele trafnych tez na temat własnego biznesu, klientów, marketingu, procesów oraz struktury własnej organizacji. 

Co powinna zawierać analiza/briefing biznesu? 

 Jest kilka uniwersalnych pytań a ich odpowiedzi są brzemienne w skutkach jeżeli chodzi o aktualnę wiedzę o rynku, konkurencji, klientach i własnym biznesie. 

Zaczniemy od:

1. Opisania aktualnych usług, produktów jakie firma oferuje -> Zapewne od miesięcy bądź lat oferujemy nowe produkty bądź sprzedajemy usługi komplementarne więc rozpisanie ich pozwoli stworzyć dla nich listę korzyści, które płyną z zakupu tychże dóbr
2. Kto jest obecnie moim klientem? -> Nie chodzi o to aby opisać “Każdy Szef firmy” ale sprecyzować to na tyle mocno aby następnie wiedzieć jak się z nimi komunikować. Pomóc w tym mogą dodatkowe pytania:
   • Jakie mają realne potrzeby? -> Np. chcą więcej urlopować, chcą aby pracownicy byli bardziej efektywni, chcą wprowadzić automatyzację do firmy. 
   • Jaki chcą osiągnąć wyższy cel? -> Np. Przebić konkurencję, być TOP3 w branży, kupić nowe auto.
   • Jaki efekt chcą uzyskać Twoi klienci? Np. Aby ludzie w firmie brali odpowiedzialność za wykonywana zadania oraz konsekwencji ich braku, aby firma stała się w oczach klientów marką, którą zapamiętają.
   • Jakie mają obawy i strach? Np: Boją się stale rosnących kosztów, Mają strach przed zmianami, przed zwolnieniami. 
   • Z jakimi problemami mierzą się na co dzień? Np: Walka o klienta, brak wiedzy o finansach w swojej własnej firmy, ciągłe pożary i poczucie braku efektywności pracy ludzi. 
   • W jakim momencie dnia myślą o tych problemach bądź o rozwiązaniach tych problemów? Np: Podczas dnia wolnego kiedy zastanawiają się jak usprawnić funkcjonowanie firmy. 
3. Dodatkowo warto przejść do kolejnej sekcji pytań tym razem związanych z ofertą firmy, korzyściami oraz wartościami. Tylko nie mogą to być wartości takie jakie: profesjonalizm, indywidualne podejście do klienta, kompleksowa oferta. Te stwierdzenia swoje lata świetności już miały i dzisiaj nie niosą za sobą żadnej siły. Zatem warto rozpisać odpowiedzi na pytania:
   ㅤ
   • Jakie efekty przyniesie Klientowi Twoja usługa bądź produkt?
     • Poprzez wprowadzenie systemu doprowadzi do porządku w firmie, poukłada wszystkie procesu oraz ułatwi sobie wdrażania nowego pracownika do firmy
   • Co jest w stanie zagwarantować klientowi?
   • Jakie mamy wartości?
     • W pierwszej kolejności zajmujemy się szeroką analizą sytuacji klienta, jego problemów oraz wyzwań, z którymi się zmaga. Nigdy nie strzelamy rozwiązaniami na oślep. 
     • Wprowadzamy automatyzację na czynności, które w firmach zabierają czas bądź powodują ryzyko popełnienia błędu
   • Jak one pomagają klientowi?
     • Powodują, że klient nie potrzebuje wydawać ogromnych pieniędzy na dowiedzenie się co w jego biznesie nie działa, czego mu brakuje, od czego powinien zacząć i jakie rezultaty mu to przyniesie. 
   • Co nas odróżnia od konkurencji?
     • Sam fakt, że nie sprzedajemy rozwiązania zanim nie poznamy bardzo dobrze biznesu oraz procesów w firmie klienta. 

Zapinając to klamrą. Chodzi o to aby na każdy z tych pytań wyczerpująco udzielić odpowiedzi. Nie być powierzchownym, leniwym i starać się tylko odbębnić powyższą analizę. W innym przypadku lepiej w ogóle do niej nie podchodzić. Każdy z pytań powinno zawierać w sobie około 20/30 podpunktów w formie odpowiedzi. Warto przemyśleć też czy niektórych jak nie wszystkich pytań zadań naszym ludziom w zespole. Najlepiej zadać po 2-3 pytań w wiadomościach osobistych z prośbą o udzielenie szczerych i pogłębionych odpowiedzi. Oraz dać im 48h na przesłanie wiadomości zwrotnej.

Zdaje sobie sprawę, że zza mikrofonu czy klawiatury komputera łatwo jest pisać bądź mówić o rozwiązaniach, które mogą usprawnić funkcjonowanie firmy. Tym bardziej gdy po drugiej stronie stoi przedsiębiorca z wieloletnim doświadczeniem cierpiącym na wieczny brak czasu, obłożony zadaniami od zespołu i ciśnieniem od otoczenia. 

Niemniej jestem w tym samym ciele przedsiębiorcy i doskonale zdaje sobie sprawę tego typu wyzwań. I trzeba być cierpliwym jeżeli chodzi o zmiany. Bo tak jak już ustaliliśmy biznes to nie sprint lecz maraton. 

Za to jakie czekają nas rezultaty?

1. Po pierwsze, gdy będziemy wiedzieć z jakimi problemami (aktualnie) zmaga się nasz klient, czego on tak naprawdę oczekuje i potrzebuje, to będziemy mogli lepiej komunikować nasze wartości w reklamach, na stronach czy w ofertach. 
2. Po drugie, odpowiedzi od członków zespołu mogą pokazać różnicę pomiędzy wizją i wiedzą właściciela a wizją i wiedzą pracowników. Z pewnością pozwoli to na wyrównywanie tych różnic i aktualizowanie świadomości zespołu. 
3. Po trzecie, rozmowy z klientami będą odbywać się w dużo bardziej naturalny sposób. Klienci otrzymają realne wartości jakie proponuje firma. Nie usłyszą więcej stwierdzeń o kompleksowości i cenie adekwatnej do jakości. Tzn. usłyszą to od Waszej konkurencji. Ale Nasze wartości będą za sobą niosły siłę naszych wyróżników.
4. Po czwarte, będziemy wiedzieć jakie elementy z naszej komunikacji zewnętrznej wymagają zmiany. Np: Czy korzyści, które opisujemy w ofertach są aktualne, czy możemy zaproponować dodatkowej usługi do naszych klientów i jaką metodą. 

Patrząc na rezultaty warto jest się pochylić nad aktualizacją naszych przekonań, wartości i wizji o własnym biznesie. Tym bardziej w sytuacji gdy czujemy, że nie osiągamy tego czego byśmy chcieli. Zróbmy “Check” dla silnika w naszym biznesie, podepniemy go pod diagnostykę i wykryjemy jakie różnice widać względem pierwotnych biznesplanów. 

Zachęcam gorąco do pochylenia się nad dywagacją o własnym biznesie. Niezwykle uwalniający jest fakt, że wiemy więcej niż do tej pory i odkrywamy zupełnie nowe strony naszego biznesu. Natomiast jeżeli czujecie, że ciężko będzie Wam odkryć w pełni bolączki Waszego bizensu, czujcie, że nie będziecie obiektywni w odpowiedziach albo po prostu chcecie złapać punkt widzenia osoby trzeciej to zapraszam do darmowej konsultacji w pierwszej kolejności. Zbadamy organizm niczym lekarz rodziny a następnie wypiszemy pierwszą receptę bądź plan leczenia.

Do usłyszenia!