Chaos w firmie produkcyjnej: Jak sobie z nim poradzić?

Posłuchaj na Spotify

Wstęp:

• Opis problemu: Firmy produkcyjne czasami mogą napotykać na poważne wyzwania związane z chaosem organizacyjnym. Nieposkromiony chaos może wywoływać szereg negatywnych efektów, takich jak spadek wydajności, opóźnienia w dostawach produktów oraz ogólne niezadowolenie wśród klientów.
• Istotność tematu: Skuteczność w zarządzaniu chaosem jest kluczowym elementem do osiągnięcia lepszej efektywności działania każdej firmy produkcyjnej. Dobra organizacja może znacząco przyczynić się do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa na wymagającym rynku.

Część 1: Diagnoza problemu

Analiza przyczyn chaosu w firmach produkcyjnych:

• Brak zapisywania zleceń i zapytań od klientów w jednym, centralnym miejscu, co prowadzi do konfuzji i pominięć w procesach.
• Brak spójności w planowaniu produkcji, co generuje problemy, gdy kalendarz działu wycen nie jest skorelowany z planami działu produkcji.
• Nieefektywne zarządzanie zleceniami polegające na próbach realizacji wszystkich zamówień jako "priorytetowych", co przeważnie kończy się chaosem i wydłużonym czasem realizacji.
• Niedostateczne monitorowanie procesów produkcyjnych, które uniemożliwia wczesne rozpoznawanie i rozwiązywanie problemów.
• Problemy z zarządzaniem personelem i komunikacją wewnętrzną, często wynikające z braku jasnych procedur.
• Brak jednej osoby odpowiedzialnej za zarządzanie produkcją, co skutkuje rozproszoną odpowiedzialnością i niejasnościami w kompetencjach.
• Brak systemu do ewidencji klientów i miejsca do szczegółowego notowania aktywności u klientów, przez co trudno śledzić historię współpracy i preferencje odbiorców.

Część 2: Strategie radzenia sobie z chaosem

1. Implementacja systemów zarządzania produkcją:
   • Wdrożenie systemu MRP (Material Requirements Planning) lub ERP (Enterprise Resource Planning), aby umożliwić lepsze planowanie zasobów i produkcji. To pozwala nie tylko na przejrzyste zarządzanie surowcami, ale także na optymalizację pracy maszyn i pracowników.
     • Chociaż wiele firm posiada już programy do zarządzania produkcją, to ich efektywność i wykorzystanie nie zawsze są na wystarczającym poziomie. Nierzadko brakuje funkcjonalności, które pozwoliłyby na pełne kontrolowanie przepustowości czy terminowości realizacji zleceń.
   • Potrzebujemy monitorować szeroki zakres czynników, takich jak:
     • Zasoby - czyli stan magazynowy i potrzeby zakupowe,
     • Przepustowość - czy mamy wystarczające moce przerobowe by sprostać zamówieniom,
     • Terminy - zarządzanie czasem wykonania poszczególnych etapów produkcji,
     • Komunikaty od klienta - bieżące zgłoszenia i uwagi, które mogą wpływać na realizację zamówienia.
2. Optymalizacja procesów produkcyjnych:
   • Przeprowadzenie analizy przepływu wartości (Value Stream Mapping) w celu identyfikacji obszarów, gdzie występuje marnotrawstwo czasu, materiałów, czy też pracy.
     • Mapowanie strumienia wartości stanowi graficzne narzędzie pozwalające dokładnie zobrazować i zanalizować istotne elementy procesów, głównie produkcyjnych, ale także logistycznych czy administracyjnych. Pozwala ono na stworzenie klarownego obrazu, jak zamówienia oraz różnorodne informacje i materiały przepływają przez całą organizację w celu dostarczenia klientowi finalnego produktu zgodnego z jego oczekiwaniami.
   • Wprowadzenie metodologii Lean Manufacturing zmierzającej do zwiększenia efektywności produkcji i minimalizacji kosztów operacyjnych.
     • Czym jest Lean Manufacturing? Jest to filozofia produkcji, która akcentuje szczupłe zarządzanie, eliminując wszelkiego rodzaju zbędne etapy i czynności w procesach wytwarzania. Koncepcja ta skupia się na ciągłym doskonaleniu i redukowaniu strat, co przekłada się na szybsze cykle produkcyjne, wyższą jakość i niższe koszty, przy jednoczesnym podniesieniu satysfakcji klienta. Więcej na temat Lean Manufacturing można znaleźć na stronie ➝ https://lean.org.pl/lean-manufacturing/
3. Doskonalenie zarządzania personelem:
   • Organizacja szkoleń dla pracowników mających na celu podwyższenie ich umiejętności w zakresie efektywnego zarządzania czasem i dysponowanymi zasobami.
     • Jednak bez solidnych fundamentów procesowych, ustalonych schematów przepływu informacji i jasnych instrukcji działania żadne szkolenie nie przyniesie długotrwałych rezultatów. Bez odpowiedniej organizacji dochodzi bowiem do rozmycia się odpowiedzialności, nadinterpretacji poleceń oraz tworzenia się wąskich gardzieli w przepływie pracy czy zdublowanych czynności.
   • Implementacja przemyślanych systemów motywacyjnych i nagradzania pracowników za osiągnięcie określonych celów.
     • Aby systemy motywacyjne były efektywne, muszą być one dobrze zbudowane i zrozumiałe dla pracowników. Oznacza to, że każdy pracownik musi wiedzieć:
       • za co może otrzymać nagrodę,
       • kiedy to nastąpi,
       • jakie konsekwencje niesie ze sobą nieosiągnięcie założonego celu.
   • Można również zastanowić się nad wprowadzeniem różnorodnego katalogu nagród, który będzie odpowiadał na różne poziomy zadowolenia z osiągniętych wyników, przykładowo:
     • Ustanowienie minimum, które należy osiągnąć, np. w ciągu miesiąca firma musi wyprodukować minimum 100 jednostek produktu.
     • Określenie optimum, które jest potrzebne do zdrowego rozwoju firmy, może to być na przykład 110 jednostek produktu.
     • Definicja stanu ultra zadowolenia, który byłby uzyskany, gdy firma wyprodukuje 120 jednostek produktu, co pozwoli na przyznanie pracownikom wyższych premii.
4. Poprawa komunikacji wewnętrznej:
   • Wdrożenie regularnych spotkań zespołowych i raportów postępu, które pomogą w jasnym określeniu priorytetów i śledzeniu postępów w realizacji zadań.
     • Codzienna odprawa może stać się fundamentalnym narzędziem do efektywnego planowania pracy.
     • Wdrożenie tego rozwiązania jest stosunkowo proste i przyjemne:
       • Na początku dnia organizuje się 15-minutowe spotkanie, podczas którego omawiane są najważniejsze zadania na dzień:
         • Co dzisiaj chcemy zrealizować?
         • Czego nam brakuje do realizacji tych celów?
         • Co robimy, jeśli uda się nam wszystko zrealizować wcześniej, niż zakładaliśmy?
   • Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi do zarządzania projektami i komunikacji online.
     • Zastosowanie komunikatorów wewnętrznych takich jak Slack czy Discord, z podziałem na odpowiednie kanały tematyczne, które ułatwią współpracę i szybką wymianę informacji między pracownikami, bez konieczności wielokrotnego przemieszczania się między biurami czy częstego używania telefonu.

Podsumowanie:

Jeżeli firmy dostrzegają, że występują u nich co najmniej dwa lub trzy z siedmiu wyszczególnionych wyżej problemów, to powinny one poważnie przemyśleć, jak efektywność pracy w ich działach produkcyjnych wygląda w rzeczywistości. Nie należy pozostawać obojętnym na możliwe ograniczenia przepustowości swojego zespołu. Zamiast od razu poszukiwać nowych pracowników warto skoncentrować się na dokładnej analizie i usprawnieniu istniejących procesów i procedur pracy.