1. Początek współpracy – dlaczego w ogóle zaczęliśmy?
Firma East Travel/Polisy dla Ciebie, prowadzona przez Pana Pawła Świderskiego, specjalizuje się w sprzedaży ubezpieczeń i organizacji wyjazdów turystycznych. Przed naszą współpracą codzienność wyglądała jak w wielu małych firmach: wszystko było w głowie właściciela, a większość spraw załatwiało się „na bieżąco”.
Pan Paweł sam przyznał, że choć firma dobrze sobie radziła, brakowało mu jasnych zasad, dzięki którym mógłby skutecznie delegować zadania. Każdy dzień to była improwizacja – skuteczna, ale męcząca. Celem naszej wspólnej pracy było uporządkowanie procesów, aby firma mogła działać sprawniej, nawet bez ciągłego zaangażowania właściciela.
2. Główne wyzwania przed współpracą
Kiedy zaczęliśmy analizować codzienną pracę, szybko okazało się, że główne problemy to:
- Brak jasnych procedur: Wszystko opierało się na wiedzy właściciela firmy i jego zespołu. Gdy pojawiał się nowy pracownik, trzeba było wszystko tłumaczyć od zera.
- Rozproszone dane: Oferty, polisy, rozliczenia – każda rzecz w innym pliku Excela. Szukanie informacji zabierało czas.
- Czasochłonne rozliczenia: Każdy miesiąc kończył się długim liczeniem, sprawdzaniem, poprawianiem.
- Brak kontroli nad zadaniami: Właściciel nie miał narzędzia, które pokazywałoby, ile faktycznie robi zespół i gdzie są przestoje.
3. Jak przebiegał proces mapowania?
Współpraca rozpoczęła się od całodniowego audytu w siedzibie firmy. Przeprowadziliśmy szczegółową analizę funkcjonujących procesów, identyfikując kluczowe obszary wymagające usprawnienia. Po audycie odbyły się cykliczne spotkania, podczas których wspólnie z właścicielem firmy i jego zespołem mapowaliśmy poszczególne etapy pracy.
Kroki, które podjęliśmy:
- Audyt procesów: Przeprowadziliśmy całodniową analizę w biurze firmy, rozmawiając z zespołem i obserwując codzienną pracę.
- Mapowanie procesów: Stworzyliśmy szczegółowe diagramy dla kluczowych działań – od pozyskiwania klientów po rozliczenia.
- Checklisty i procedury: Na podstawie map procesów przygotowaliśmy praktyczne checklisty oraz opisy procedur.
- Plan rozwoju: Opracowaliśmy szczegółowy raport z rekomendacjami oraz planem na kolejne miesiące rozwoju firmy.
- Strategia automatyzacji: Zaprojektowaliśmy plan przyszłych wdrożeń systemowych, które usprawnią codzienne operacje.
4. Efekty, które już widać
Choć pełna automatyzacja jeszcze przed firmą, to samo uporządkowanie procesów przyniosło wyraźne korzyści:
- Lepsza organizacja: Nowe checklisty i procedury sprawiły, że każdy w zespole wie, co ma robić i jak to robić.
- Szybsze rozliczenia: Właściciel firmy nie spędza już dwóch dni na liczeniu – teraz to kwestia kilku godzin.
- Większa kontrola: Dzięki mapowaniu procesów właściciel ma wgląd w etapy realizacji zadań i może szybko reagować na przestoje.
- Przejrzystość działań: Standardy pracy sprawiły, że zatrudnienie nowego pracownika, Asi, było płynne i efektywne.
- Zyskowność nowego stanowiska: Nowy pracownik nie tylko usprawnił codzienne działania, ale już zaczął na siebie zarabiać, generując wartość dla firmy.
- Plan na przyszłość: Firma dysponuje teraz planem wdrożenia automatyzacji, który pozwoli jeszcze bardziej zwiększyć efektywność.
5. Co dalej?
To dopiero początek. Właściciel firmy i jego zespół planują:
- Wdrożenie systemu CRM do zarządzania bazą klientów.
- Dalsze usprawnienia w obszarze rozliczeń.
- Wprowadzenie automatyzacji powtarzalnych zadań.
6. Co mówi sam właściciel?
„Współpraca z Casa Dinero pomogła nam uporządkować codzienną pracę. Największą zmianą było to, że mamy teraz jasne zasady i procedury, dzięki którym każdy wie, co ma robić. Rozliczenia, które wcześniej zajmowały dwa dni, teraz robię w kilka godzin. To niby proste rzeczy, ale naprawdę ułatwiają życie. Polecam każdemu przedsiębiorcy, który chce przestać gasić pożary i skupić się na rozwoju firmy.”
7. Wnioski na przyszłość
Najważniejsza lekcja? Nie trzeba od razu wdrażać zaawansowanych systemów, żeby firma zaczęła działać sprawniej. Wystarczy uporządkować procesy, jasno podzielić zadania i systematycznie wdrażać zmiany. To właśnie robimy w East Travel/Polisy dla Ciebie – krok po kroku, bez zbędnych komplikacji.
Gotowy na wzrost? Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc!
Jeśli Twoja firma boryka się z podobnymi wyzwaniami, nie czekaj. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy wspomóc Twoje przedsiębiorstwo w osiągnięciu nowego poziomu efektywności operacyjnej.
