Wprowadzenie
Kancelaria Mikulewicz Ostaszewski specjalizuje się w obsłudze prawnej przedsiębiorstw oraz osób prywatnych, koncentrując się na restrukturyzacji, upadłości konsumenckiej, prawie gospodarczym, upadłościowym, korporacyjnym, podatkowym, cywilnym, oraz karnym gospodarczym. Firma oferuje wsparcie w trudnych sytuacjach finansowych, pomagając klientom przetrwać kryzysy i uniknąć upadłości. Kancelaria wyróżnia się indywidualnym podejściem do każdego klienta, kompleksową analizą prawną i praktycznym doradztwem biznesowym.
Firma borykała się z problemami związanymi z organizacją i zarządzaniem sprzedażą oraz terminową realizacją u klientów. Przed wdrożeniem systemu CRM, firma działała w sposób chaotyczny, bez odpowiedniego planowania i rozliczania produkcji oraz pracowników.
Wyzwania przed wdrożeniem
Przed wdrożeniem nowego systemu CRM, kancelaria Mikulewicz Ostaszewski zmagała się z kilkoma istotnymi problemami.
- Procesy były rozproszone i czasochłonne, co prowadziło do opóźnień w obsłudze klientów oraz trudności w śledzeniu postępów na różnych etapach restrukturyzacji.
- Brak centralizacji danych i automatyzacji pewnych zadań powodował problemy z komunikacją między zespołami oraz zwiększał ryzyko błędów w dokumentacji.
- Ponadto, mierzenie efektywności poszczególnych etapów było utrudnione, co ograniczało możliwość optymalizacji procesów.
Jakie były oczekiwania Kancelarii ?
Firma Mikulewicz Ostaszewski oczekiwała od nowego systemu CRM przede wszystkim usprawnienia i zautomatyzowania kluczowych procesów, takich jak:
- generowanie i kwalifikacja leadów,
- komunikacja z klientami
- zarządzanie dokumentacją.
Oczekiwano także poprawy współpracy między zespołami, lepszego śledzenia postępów w procesie restrukturyzacji, oraz zwiększenia efektywności działań handlowych i administracyjnych. System miał również umożliwiać precyzyjne raportowanie i analizę KPI na każdym etapie procesu, co miało przyczynić się do optymalizacji całej operacji kancelarii.
Wnioski z audytu
Przed przystąpieniem do budowy i wdrożenia systemu CRM podjęliśmy pierwszy krok czyli przyjazd do firmy na Audyt Procesów. Kluczowe aspekty, które wymagały sprawdzenia i potwierdzenia podczas audytu:
- Ocena efektywności: Sprawdzenie, czy procesy są realizowane w sposób najbardziej efektywny, minimalizując koszty i czas.
- Ocena skuteczności: Weryfikacja, czy procesy osiągają zamierzone cele i wyniki.
- Zgodność: Sprawdzenie, czy procesy są zgodne z obowiązującymi przepisami, normami i wewnętrznymi regulacjami.
Po mapowaniu procesów nasz doświadczony audytor wyciągnął następujące wnioski:
- Niezbędność Automatyzacji: Wiele etapów procesu wymagało automatyzacji, aby zwiększyć efektywność i zmniejszyć ryzyko błędów, np. automatyczne wysyłanie maili czy przypomnienia o terminach.
- Braki w Komunikacji: Istniały luki w przepływie informacji między zespołami, co prowadziło do opóźnień i problemów z jakością obsługi klientów.
- Potrzeba Centralizacji Danych: Rozproszone dane utrudniały zarządzanie procesami i śledzenie postępów, co wymagało rozwiązania poprzez centralizację w systemie CRM.
- Monitorowanie KPI: Brak precyzyjnego monitorowania wskaźników wydajności (KPI) uniemożliwiał pełną kontrolę nad efektywnością działań.
Wdrożenie systemu CRM
Wdrożenie systemu CRM odbyło się etapowo, z dużym zaangażowaniem zespołu wdrożeniowego. System został dostosowany do specyficznych potrzeb branży prawnej, co wymagało modyfikacji i dostosowania istniejących modułów. Proces wdrożenia obejmował:
- Analizę procesów: Dokładne zmapowanie wszystkich procesów produkcyjnych i zarządczych.
- Dostosowanie systemu: Adaptacja systemu CRM do specyficznych potrzeb firmy, w tym integracja z istniejącymi narzędziami.
- Szkolenia pracowników: Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników w zakresie obsługi nowego systemu.
- Testowanie i uruchomienie: Przeprowadzenie testów systemu i jego stopniowe uruchamianie.
Rezultaty wdrożenia
Wdrożenie systemu CRM przyniosło znaczące korzyści:
- Zwiększenie efektywności produkcji: Dzięki lepszemu planowaniu i monitorowaniu produkcji udało się zwiększyć wydajność i terminowość realizacji zamówień.
- Poprawa rozliczania pracowników: Nowy system umożliwił bieżące monitorowanie wyników pracy pracowników, co przełożyło się na lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi.
- Lepsza komunikacja: Zintegrowany system CRM poprawił komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, co zwiększyło zadowolenie klientów i usprawniło obsługę zamówień.
- Systematyczność i organizacja: Wdrożenie systemu wprowadziło systematyczność i porządek w procesach zarządzania firmą.
Podsumowanie
Kancelaria Mikulewicz Ostaszewski specjalizująca się w obsłudze prawnej przedsiębiorstw i osób prywatnych, przed wdrożeniem CRM zmagała się z problemami związanymi z organizacją procesów, brakiem centralizacji danych i trudnościami w komunikacji wewnętrznej. Firma oczekiwała od nowego systemu usprawnienia kluczowych procesów, automatyzacji oraz precyzyjnego monitorowania KPI. Audyt wykazał konieczność centralizacji i automatyzacji działań, a wdrożenie systemu CRM przyniosło poprawę efektywności, lepsze rozliczanie pracowników, ulepszoną komunikację oraz uporządkowanie procesów zarządzania kancelarią.
Rekomendacja
Niniejszym chcemy wyrazić swoje uznanie i podziękowanie firmie Casa Dinero za profesjonalne wdrożenie systemu CRM w naszej firmie.
Jako Zarząd kancelarii Mikulewicz Ostaszewski, mamy przyjemność zarekomendować firmę Casa Dinero, która wdrożyła system CRM w naszej kancelarii. Od samego początku współpracy Casa Dinero wykazała się profesjonalnym podejściem i dogłębnym zrozumieniem naszych specyficznych potrzeb. Proces rozpoczął się od szczegółowego audytu, podczas którego wspólnie zidentyfikowaliśmy kluczowe wyzwania, takie jak rozproszenie danych, brak automatyzacji i problemy z komunikacją wewnętrzną.
Casa Dinero nie tylko dostarczyła nam odpowiednie narzędzia, ale również przeprowadziła nas przez cały proces wdrożenia, zapewniając wsparcie na każdym etapie. Szczególnie doceniam ich elastyczność i zdolność do dostosowania systemu do wymagań branży prawnej, co znacząco zwiększyło efektywność naszych operacji.
Rezultaty wdrożenia przerosły nasze oczekiwania. Dzięki nowemu systemowi CRM, zarządzanie procesami stało się bardziej przejrzyste i uporządkowane, co pozwoliło nam na lepszą organizację pracy i szybsze reagowanie na potrzeby klientów. Monitorowanie wskaźników KPI stało się proste i intuicyjne, co przekłada się na lepsze zarządzanie zespołem oraz optymalizację naszej działalności.
Współpraca z Casa Dinero była dla nas niezwykle owocna i bez wahania polecamy ich usługi każdej firmie poszukującej nowoczesnych i efektywnych rozwiązań CRM. Dzięki nim nasza kancelaria zyskała nową jakość w obsłudze klientów i zarządzaniu procesami.
Z pełnym przekonaniem polecam Casa Dinero jako rzetelnego i profesjonalnego partnera we wdrożeniach systemów CRM.
Z poważaniem
Zarząd Kancelarii Mikulewicz Ostaszewski
Warszawa, 9 sierpnia 2024 r.
