Dział sprzedaży i dział marketingu w każdej firmie powinny działać jak dobrze zgrany zespół – jeden dostarcza leady, drugi je konwertuje na sprzedaż. W praktyce jednak te dwa obszary często działają w oderwaniu od siebie, co prowadzi do nieskutecznych kampanii, frustracji pracowników oraz niezadowolenia klientów.
Insporacją od napisania tego artykułu była jedna z firm, którą mieliśmy okazję odwiedzić. Zidentyfikowaliśmy 5 problemów - przeważnie na styku marketing-sprzedaż.
1. Brak leadów i nieskuteczność strategii pozyskiwania klientów
Jednym z głównych problemów, który został zidentyfikowany, jest brak nowych klientów. Sprzedaż sygnalizuje, że nie ma na czym pracować, ponieważ dział marketingu nie dostarcza wystarczającej liczby leadów.
📢 „Nie mam na czym pracować. Telefon nie dzwoni. Mogę wykonywać zimne telefony, ale bez leadów to jak szukanie igły w stogu siana.”
Problem ten nie jest jednak wynikiem braku działań marketingowych, ale ich nieskuteczności. Kluczowe błędy to brak profilu idealnego klienta (ICP), brak segmentacji klientów oraz brak skutecznych działań nurturingowych. W efekcie marketing generuje leady, które nie są odpowiednio kwalifikowane, a sprzedaż traci czas na kontakt z niewłaściwymi osobami.
📢 „Nie rozumiem, na co idzie ten budżet marketingowy, skoro nie widzę efektów w postaci zapytań od klientów.”
Dodatkowym problemem jest brak koordynacji między działami. Handlowcy nie wiedzą, jakie kampanie są prowadzone, a marketing nie otrzymuje informacji zwrotnej, które leady rzeczywiście konwertują. W efekcie działania te nie są optymalizowane, co powoduje, że firma traci potencjalnych klientów na etapie pierwszego kontaktu.
✅ Rozwiązanie:
- Utworzenie profilu idealnego klienta (ICP) i dostosowanie działań marketingowych do jego potrzeb.
- Lead scoring – system oceny potencjalnych klientów, który pozwoli handlowcom kontaktować się tylko z najbardziej wartościowymi leadami.
- Raportowanie wyników marketingowych dla sprzedaży, aby handlowcy wiedzieli, jakie działania są prowadzone.
2. Problematyczna wersja demo – klienci testują, ale nie kupują
Wersja demonstracyjna produktu powinna być jednym z głównych narzędzi pozyskiwania klientów. Jeśli klient po jej pobraniu nie przechodzi do zakupu, oznacza to, że coś w procesie testowania jest źle zaprojektowane.
📢 „Pobierają demo, ale co z tego, skoro nie aktywują? Nie mamy nawet informacji, dlaczego się wycofują.”
Przyczyną tego problemu może być brak odpowiedniego onboardingu. Klient, który pobiera demo, pozostaje sam z produktem i często nie wie, jak go używać lub nie dostrzega jego wartości. Dodatkowo, jeśli interfejs jest skomplikowany, użytkownik może zniechęcić się jeszcze przed sprawdzeniem kluczowych funkcji.
📢 „Konkurencja ma prostszy system. Nasi klienci nie radzą sobie z konfiguracją, a my ich tracimy.”
W firmach, które skutecznie konwertują użytkowników demo na klientów, wdraża się automatyczne sekwencje e-mailowe, krótkie tutoriale wideo oraz system powiadomień przypominających o dalszym testowaniu. Brak tych narzędzi powoduje, że klienci rezygnują, zanim poznają wartość produktu.
✅ Rozwiązanie:
- Automatyczne sekwencje e-mailowe prowadzące użytkownika przez kluczowe funkcje wersji demo.
- Analiza zachowań użytkowników w wersji testowej – identyfikacja miejsc, w których klienci tracą zainteresowanie.
- Wsparcie na etapie testowania – chat online lub krótkie webinary pomagające w konfiguracji produktu.
3. Brak efektywnej współpracy między marketingiem a sprzedażą
W idealnym modelu biznesowym dział marketingu i sprzedaży współpracują na każdym etapie pozyskiwania oraz obsługi klienta. Marketing odpowiada za generowanie leadów i dostarczanie wartościowych materiałów wspierających sprzedaż, a handlowcy wykorzystują te zasoby do finalizacji transakcji i przekazują marketingowi informację zwrotną o skuteczności działań. W tej firmie jednak oba działy działają w oderwaniu od siebie, co prowadzi do niespójności komunikacyjnej i nieefektywnej pracy.
📢 „Marketing robi swoje, a my swoje. Oni nie wiedzą, co działa w sprzedaży, a my nie wiemy, jakie kampanie są w toku.”
Brak wspólnej platformy do zarządzania pracą sprawia, że informacje są przekazywane chaotycznie – przez e-mail, Discord, Jira, a nawet w formie ustnych ustaleń. W efekcie wiele istotnych wiadomości ginie lub dociera do odbiorców z opóźnieniem. Marketing tworzy materiały promocyjne, ale handlowcy często nawet nie wiedzą o ich istnieniu lub nie potrafią ich skutecznie wykorzystać w rozmowach z klientami.
📢 „O promocjach dowiaduję się od klientów! To jest absurd!”
Dodatkowym problemem jest brak jasnych procedur dotyczących przekazywania leadów. Handlowcy często skarżą się, że leady dostarczane przez marketing są słabej jakości, ponieważ nie są wystarczająco zakwalifikowane. Marketing z kolei nie dostaje informacji, które działania rzeczywiście przyczyniają się do sprzedaży, przez co nie może optymalizować swoich kampanii.
✅ Rozwiązanie:
- Wprowadzenie jednej platformy do zarządzania pracą (np. ClickUp, HubSpot CRM), w której wszystkie zadania są widoczne dla obu działów.
- Regularne raportowanie wyników marketingowych, aby handlowcy mieli dostęp do danych dotyczących skuteczności kampanii.
- Standardowy proces zgłaszania zapotrzebowania na materiały marketingowe, dzięki czemu marketing wie, jakie materiały są rzeczywiście potrzebne, a sprzedaż otrzymuje je na czas.
4. Chaos w ofertach i brak skutecznych materiałów sprzedażowych
Materiały sprzedażowe powinny być gotowe do natychmiastowego wykorzystania przez handlowców. W tej firmie jednak proces ich tworzenia jest zbyt długi, co prowadzi do opóźnień w działaniach sprzedażowych i frustracji w zespole handlowym.
📢 „Rok czekamy na oferty, które powinny być gotowe w tydzień.”
Problemem jest brak modularnych szablonów ofert, które można by łatwo dostosowywać do różnych grup klientów. W obecnym modelu każda oferta wymaga indywidualnej pracy marketingu, co jest nieefektywne i niepotrzebnie angażuje zasoby.
📢 „Nie wiem, dlaczego nie mamy gotowych szablonów. Każda oferta wygląda inaczej, a my tracimy czas na tworzenie ich od nowa.”
Ponadto materiały marketingowe często nie odpowiadają na rzeczywiste potrzeby klientów. Brakuje systematycznego zbierania informacji zwrotnych od handlowców, przez co marketing tworzy treści, które nie zawsze są skuteczne.
✅ Rozwiązanie:
- Stworzenie bazy gotowych szablonów ofert, które można szybko personalizować.
- Automatyzacja procesu ofertowego – integracja ofert z CRM, aby unikać zbędnych opóźnień.
- Systematyczna aktualizacja materiałów marketingowych, aby były zawsze dostosowane do zmieniających się potrzeb klientów i sytuacji rynkowej.
5. Problemy technologiczne blokujące sprzedaż
Technologia powinna wspierać procesy sprzedażowe, a nie je utrudniać. W tej firmie jednak narzędzia wykorzystywane przez zespół handlowy są nieefektywne, co prowadzi do marnowania cennego czasu i zmniejszenia produktywności.
📢 „Czekamy 30 minut na wystawienie faktury. To żart.”
Jeden z podstawowych problemów to fakt, że firma ma tylko jedną licencję na system księgowy, co powoduje kolejki i opóźnienia w fakturowaniu. W firmach, gdzie sprzedaż działa sprawnie, faktury są generowane automatycznie i w kilka sekund wysyłane do klientów.
📢 „Muszę się przeklikiwać przez tysiąc okienek w CRM-ie. Wcześniej to było prostsze.”
Obecny CRM wymaga zbyt wielu manualnych operacji, co znacząco wydłuża czas realizacji sprzedaży. Handlowcy zamiast skupiać się na pozyskiwaniu klientów, spędzają godziny na wprowadzaniu danych i przechodzeniu przez nieintuicyjne ścieżki sprzedażowe.
✅ Rozwiązanie:
- Zakup dodatkowej licencji na system księgowy, aby proces fakturowania był szybszy.
- Uproszczenie procesów w CRM, aby zmniejszyć liczbę manualnych operacji.
- Automatyzacja generowania ofert i faktur, aby handlowcy mogli skupić się na sprzedaży zamiast na administracji.
Podsumowanie i wnioski
Analiza wykazała, że firma boryka się z klasycznymi problemami wynikającymi z braku spójnych procesów, nieefektywnej komunikacji między działami oraz niewłaściwego wykorzystania narzędzi technologicznych.
🚨 Kluczowe wnioski:
✔️ Brak strategii pozyskiwania klientów powoduje stagnację. Marketing i sprzedaż muszą określić profil idealnego klienta i wdrożyć skuteczny model generowania leadów.
✔️ Brak segmentacji klientów obniża skuteczność działań marketingowych. Komunikacja powinna być dostosowana do różnych grup odbiorców.
✔️ Nieskuteczna komunikacja między działami prowadzi do chaosu. Wdrożenie jednego systemu do zarządzania zadaniami pomoże poprawić organizację pracy.
✔️ Nieefektywne narzędzia technologiczne spowalniają sprzedaż. CRM i system fakturowania powinny być zoptymalizowane, aby zmniejszyć ilość manualnej pracy.
✅ Rekomendowane działania:
1️⃣ Segmentacja klientów i dostosowanie komunikacji marketingowej do ich potrzeb.
2️⃣ Automatyzacja procesu onboardingu klientów demo, aby zwiększyć konwersję.
3️⃣ Lepsza integracja marketingu i sprzedaży poprzez jedno narzędzie do zarządzania zadaniami.
4️⃣ Uproszczenie procesów ofertowych i fakturowania, aby zwiększyć efektywność pracy handlowców.
5️⃣ Optymalizacja CRM i automatyzacja kluczowych procesów sprzedażowych.
Gdy firma wdrożyła te zmiany, nie tylko poprawiła wyniki sprzedaży, ale również zminimalizowała wewnętrzne konflikty i zwiększyła efektywność pracy zespołów. Brak działania natomiast groził dalszą stagnacją i frustracją pracowników, co mogło prowadzić do spadku zaangażowania i zwiększonej rotacji.
