Wchodzę do firmy. Na ścianie wielki ekran, na nim kokpit CRM – kolorowe wykresy, wskaźniki, alerty. Obok stoją menedżerowie, którzy z dumą pokazują wdrożony system. „Teraz mamy kontrolę” – mówi jeden z nich. Ale gdy zadaję kilka prostych pytań – o kluczowe priorytety, odpowiedzialność za decyzje, sposób raportowania – odpowiedzi zaczynają się rozmywać. „To jeszcze dopracowujemy”. „Musimy nauczyć ludzi korzystać z tego”. „System się jeszcze kalibruje”.
Dwa miesiące później wracam do tej samej firmy. Na ekranie nadal wyświetla się kokpit CRM, ale nikt na niego nie patrzy. Sprzedawcy wpisują dane po swojemu, raporty nie zgadzają się z rzeczywistością, a zarząd dalej nie wie, co dzieje się w terenie. System miał uporządkować chaos – tymczasem stał się kolejnym narzędziem, które działa „gdzieś obok”.
To nie pierwszy raz, kiedy widzę tę historię.
Błędne koło iluzji kontroli
Wielu właścicieli firm ma przeświadczenie, że technologia rozwiąże ich problemy. Inwestują w nowe programy, procedury, systemy, ale nie zmieniają podejścia do zarządzania. W efekcie systemy zostają wdrożone, ale nie są używane zgodnie z przeznaczeniem, procesy dalej funkcjonują chaotycznie, a organizacja nie rozwija się tak, jak powinna. Problem tkwi nie w narzędziach, ale w ludziach i sposobie podejmowania decyzji.
Co gorsza, często dochodzi do napięć na poziomie zarządu. Wspólnicy i menedżerowie mają różne wizje, inaczej definiują cele firmy, a brak precyzyjnego podziału odpowiedzialności prowadzi do nieporozumień. W firmie zaczyna panować sytuacja, w której każdy "ucieka w swoją robotę", unikając trudnych rozmów o przyszłości. Decyzje są podejmowane ad hoc, zamiast wynikać z jasno określonego planu. Konflikty eskalują, bo nikt nie chce wziąć na siebie pełnej odpowiedzialności, a strategia rozwoju pozostaje w sferze mglistych pomysłów.
Szybki wzrost, powolne decyzje – jak firmy wpadają w pułapkę własnego sukcesu?
Wiele firm, zwłaszcza te w fazie dynamicznego wzrostu, zmaga się z trudnościami w zarządzaniu. Często rotacja pracowników jest wysoka, a wdrażanie narzędzi IT staje się kolejną próbą naprawienia sytuacji, zamiast faktycznym rozwiązaniem problemów.
Zamiast działać zespołowo, ludzie zaczynają pracować w oderwanych od siebie silosach, nie mając pełnej wiedzy o tym, co dzieje się w innych działach. Komunikacja między nimi jest utrudniona, a odpowiedzialność rozproszona. W rezultacie procesy zamiast usprawniać pracę – pogłębiają chaos.
Często można zauważyć, że właściciele firm czują się przytłoczeni ilością decyzji, które muszą podejmować. Zamiast delegować zadania i ufać swojemu zespołowi, trzymają wszystko w swoich rękach, co prowadzi do spowolnienia rozwoju firmy i frustracji wśród pracowników.
Rozgrzeszenie: Każdy chce dobrze, ale…
Zanim przejdziemy do rekomendacji, warto podkreślić jedno: każdy chce dobrze. Większość właścicieli firm to ludzie zaangażowani, ambitni, którym zależy na rozwoju biznesu. Problemem nie jest brak chęci, ale brak czasu, narzędzi i konsekwencji w pilnowaniu strategicznych ustaleń. Nie ma też jednego, uniwersalnego wzoru na to, jak budować strategię i skutecznie wprowadzać ją w życie.
W codziennym natłoku spraw operacyjnych łatwo zapomnieć o długoterminowych celach. Ludzie zajmują się „tu i teraz” – gaszeniem pożarów, obsługą klientów, bieżącymi problemami. W efekcie strategia, jeśli nawet kiedyś powstała, zostaje zapomniana lub nieegzekwowana.
Poza tym, samo jej stworzenie nie wystarczy. Jeśli nie ma mechanizmów kontrolnych i konsekwencji w jej realizacji, z czasem wszyscy zaczynają działać po swojemu. To właśnie dlatego wiele firm „ma strategię”, ale działa chaotycznie. Dlatego zamiast wpędzać się w poczucie winy, warto skupić się na świadomym podejściu do jej budowy i utrzymania.
Jak wyrwać firmę z chaosu? 4 kroki do uporządkowania biznesu
1. Zacznij od wewnętrznego spotkania wspólników i zarządu
Zanim przejdziemy do warsztatów strategicznych czy mapowania procesów, należy odpowiedzieć sobie na kluczowe pytania dotyczące wizji firmy. Często już na tym etapie okazuje się, że wspólnicy mają różne oczekiwania, co może prowadzić do tarć.
Podczas takiego spotkania warto odpowiedzieć na pytania:
- Czego oczekujemy od siebie nawzajem jako wspólnicy?
- Jak chcemy wykorzystywać firmę? Czy ma być nastawiona na wzrost, stabilizację, ekspansję?
- Jaką rolę ma pełnić każdy z właścicieli – kto za co odpowiada?
- Jakie wartości są dla nas kluczowe w zarządzaniu firmą?
W tym miejscu mogą się pojawić różnice zdań – i to dobrze. Lepiej teraz je zdefiniować i spróbować dojść do porozumienia, niż ignorować je, doprowadzając do konfliktów w przyszłości.
2. Zbieranie informacji od zespołu
Po uporządkowaniu oczekiwań zarządu warto zebrać informacje od zespołu. Pracownicy często mają unikalną perspektywę na to, co działa dobrze, a co wymaga poprawy.
Warto znaleźć odpowiedzi na pytania:
- Jakie największe problemy napotykają na co dzień pracownicy?
- Jak przebiega komunikacja między działami?
- Jakie procesy działają dobrze, a które są nieefektywne?
- Jak pracownicy widzą swoją przyszłość w firmie i co ich motywuje?
Takie informacje można zbierać w formie anonimowych ankiet, indywidualnych rozmów lub spotkań grupowych.
3. Warsztat pracy nad misją, wizją i strategią
Dopiero po przejściu przez dwa wcześniejsze etapy można przystąpić do pracy nad strategią. Warsztat strategiczny powinien obejmować:
- Określenie misji firmy – dlaczego istniejemy?
- Wizję – dokąd chcemy zmierzać?
- Strategię – jakie konkretne działania pozwolą nam to osiągnąć?
- Priorytety na kolejne 12-24 miesiące.
To kluczowy moment, ponieważ od tego zależy, czy firma będzie działać spójnie i konsekwentnie.
4. Dopiero teraz praca nad procesami i systemami
Mając jasno określoną strategię, można przystąpić do mapowania procesów. Dopiero na tym etapie warto wdrażać systemy IT – nie jako „lekarstwo na chaos”, ale jako narzędzia wspierające dobrze zorganizowaną firmę.
Podczas mapowania kluczowe będzie:
- Ustalenie, które procesy wymagają usprawnienia.
- Określenie ról i odpowiedzialności w firmie.
- Dostosowanie narzędzi IT do realnych potrzeb biznesowych.
Na koniec dnia – strategia czy złudzenie kontroli?
Widziałem firmy, które zainwestowały setki tysięcy w nowoczesne systemy, a potem patrzyły, jak te narzędzia zamieniają się w drogie dekoracje. Widziałem też firmy, które – bez jednego systemu IT – działały jak dobrze naoliwiona maszyna. Różnica? Te drugie miały jasno określoną strategię, podział ról i konsekwencję w realizacji działań.
Systemy to narzędzia, nie magiczne rozwiązania. Jeśli nie wiesz, gdzie chcesz dojść, żadna technologia Cię tam nie zaprowadzi.
Czy w Twojej firmie systemy pomagają, czy tylko dają iluzję kontroli?
